Mit der Übernahme aller relevanten Unterlagen vom Auftraggeber, kontaktiert die Gebäudeverwaltung alle Professionisten, Dienstleistungs- und Versorgungsunternehmen von der Übernahme der Verwaltung.
Die Ausschreibung bzw. der Abschluss von Betreuungs- und Wartungsverträgen erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber.
Die Einhaltung der Wartungsverträge (Aufzugswartung, Reinigung, etc.) wird laufend überprüft. Auch wird für die optimale Garagenbewirtschaftung gesorgt. Selbstverständlich werden die laufenden allgemeinen Daten, die Mieter- und Hausakten auf den aktuellen Stand gehalten.
Die Gebäudeverwaltung arbeitet die Grundlagen für Mietzinsverrechnung basierend auf Bestandsverträgen und gesetzlichen Bestimmungen im Einvernehmen mit der Gebäudeverwaltungsbuchhaltung aus. Es ergeben sich wie folgt:
- Vorgaben an die Gebäudeverwaltungsverrechnung für die Stammdatenanlage
- Vorgaben für die Ermittlung des Bestandzinses und der Nebenkosten (Ermittlung und Festlegung des Aufteilungsschlüssels der Nebenkosten)
- Abstimmung der technischen Betreuung (Als Nebenkosten sind folgende Positionen zu verstehen: Betriebs-, Heiz-, Wasser-, Aufzugs- und sonstige Kosten)
Gegenüber dem Auftraggeber erstellt die Gebäudeverwaltung Betriebskostenbudgets.
Die Gebäudeverwaltung ermittelt die monatlichen Betriebskostenakonti. Sollte nach erfolgter Mahnung durch die Gebäudeverwaltungsbuchhaltung die Einleitung rechtlicher Schritte erforderlich sein, so werden diese mit dem Auftraggeber besprochen.
Als wesentliche Aufgabe der Gebäudeverwaltung ist die sachliche und rechnerische Prüfung aller Betriebskostenrechnungen zu sehen.
Weiter achtet die Gebäudeverwaltung auf die Einhaltung der Hausordnung sowie die behördlichen Auflagen. Natürlich werden die sonstigen Tätigkeiten einer ordentlichen Gebäudeverwaltung ausgeführt (z.B. Vergebührung und Anzeige von Mietverträgen, Übergabe und Übernahme von Mietobjekten, ...).
Bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsanlagen werden die regelmäßig abzuhaltenden Hausversammlungen organisiert und durchgeführt. |
